Rakennushankkeessa syntyy jatkuvasti piirustuksia, sopimuksia,
pöytäkirjoja, tarkastuksia, valokuvia ja muuta projektiaineistoa.
Projektipankki tarjoaa näille tiedoille yhden sovitun sijainnin ja
yhteiset toimintatavat.
Mitä projektipankki tekee?
Projektipankki auttaa hallitsemaan hankkeen tietoa keskitetysti.
Dokumentit tallennetaan järjestelmään sovitun kansiorakenteen ja
metatietojen mukaisesti. Käyttäjät löytävät tarvitsemansa tiedon,
näkevät viimeisimmän version ja voivat tarkistaa dokumentin historian.
Hyvä projektipankki ei ole pelkkä tiedostovarasto. Se yhdistää
dokumentinhallinnan projektin päivittäiseen yhteistyöhön, tehtäviin,
laadunhallintaan ja raportointiin.
Projektipankin tärkein tehtävä
Varmistaa, että oikea tieto on oikeiden henkilöiden käytettävissä
oikeaan aikaan ja että tiedon historia säilyy jäljitettävänä.
Hankkeen yhteinen työtila
Miksi projektipankkia käytetään?
Ilman yhteistä järjestelmää tieto hajautuu helposti sähköposteihin,
verkkolevyille, pilvipalveluihin ja henkilökohtaisiin kansioihin.
Tällöin oikean tiedoston löytäminen vie aikaa ja vanhan version käyttöön
liittyvä virheriski kasvaa.
- Projektiryhmä työskentelee saman ajantasaisen tiedon varassa.
- Dokumenttien versiot, muutokset ja jakelut säilyvät jäljitettävinä.
- Käyttöoikeudet voidaan määrittää käyttäjä- ja ryhmäkohtaisesti.
- Tiedon etsimiseen ja manuaaliseen jakeluun kuluu vähemmän aikaa.
- Projektin aineisto säilyy hallinnassa myös henkilövaihdoksissa.
Dokumentit, kansiot ja versiot löytyvät samasta hallitusta näkymästä.
Hyvän järjestelmän perusteet
Projektipankin tärkeimmät ominaisuudet
Sopiva toiminnallisuus riippuu hankkeen koosta ja osapuolista, mutta
rakennusalan projektipankilta kannattaa edellyttää vähintään seuraavia
ominaisuuksia.
01
Dokumentinhallinta
Kansiot, metatiedot, versiot, jakelu ja tehokas haku.
02
Käyttöoikeudet
Hanke-, kansio-, ryhmä- ja käyttäjäkohtainen pääsynhallinta.
03
Versionhallinta
Voimassa oleva versio, aiemmat versiot ja muutosten historia.
04
Työmaan työkalut
Päiväkirjat, tarkastukset, puutelistat, tehtävät ja valokuvat.
05
Ilmoitukset
Automaattiset ilmoitukset uusista dokumenteista ja tehtävistä.
06
Raportointi
Tilannekuva avoimista asioista, laadusta ja projektin etenemisestä.
Vertailu
Projektipankki vai verkkolevy?
Tavallinen verkkolevy tai yleinen pilvitallennus voi riittää pieneen
sisäiseen tiedostonjakoon. Rakennushankkeessa tarvitaan kuitenkin usein
tarkempaa versionhallintaa, käyttöoikeuksia, jakelua ja tapahtumahistoriaa.
| Ominaisuus |
Projektipankki |
Verkkolevy |
| Dokumenttien versiohistoria |
Hallittu ja jäljitettävä |
Usein tiedostonimien varassa |
| Käyttöoikeudet |
Hanke-, kansio- ja roolikohtaiset |
Tyypillisesti kansiokohtaiset |
| Jakelu ja ilmoitukset |
Automaattiset ja dokumentoidut |
Usein sähköpostilla |
| Rakennusalan työkalut |
Samalla alustalla |
Erilliset järjestelmät |
| Tapahtumahistoria |
Keskitetysti tarkistettavissa |
Rajallinen |
Hankkeen osapuolet
Kenelle projektipankki sopii?
Projektipankki palvelee kaikkia hankkeen osapuolia, mutta jokainen
käyttää sitä oman roolinsa ja vastuidensa mukaisesti.
A
Tilaajat ja rakennuttajat
Kokonaiskuva päätöksistä, dokumenteista, vastuista ja etenemisestä.
B
Suunnittelijat
Piirustusten jakelu, versiot, kommentit ja hyväksynnät.
C
Urakoitsijat
Ajantasaiset suunnitelmat, työmaatehtävät, tarkastukset ja raportit.
D
Valvojat ja projektinjohto
Havaintojen, puutteiden, hyväksyntöjen ja avointen asioiden seuranta.
Käytännön eteneminen
Miten projektipankki otetaan käyttöön?
Projektipankki kannattaa ottaa käyttöön mahdollisimman varhain. Näin
aineisto kertyy järjestelmällisesti jo suunnitteluvaiheesta lähtien eikä
tietoa tarvitse myöhemmin siirtää useista eri lähteistä.
Määritä rakenne ja toimintatavat
Sovi kansiorakenne, nimeäminen, metatiedot ja vastuut.
Lisää käyttäjät ja oikeudet
Anna jokaiselle osapuolelle roolin mukainen pääsy tietoihin.
Tuo lähtöaineisto
Siirrä tarvittavat dokumentit ja tarkista niiden versiot.
Perehdytä projektiryhmä
Varmista, että yhteiset käytännöt tunnetaan ja niitä noudatetaan.
Hyvä käyttöönotto on ennen kaikkea toimintatapojen sopimista.
Järjestelmä tukee projektia parhaiten, kun tallennus-, jakelu- ja
hyväksyntäkäytännöt ovat kaikille selkeitä.
Usein kysyttyä
Kysymyksiä projektipankeista
Onko projektipankki vain suurille rakennushankkeille?
Ei. Myös pienemmissä hankkeissa yhteinen dokumentinhallinta vähentää
tiedon etsimistä ja ehkäisee vanhojen tiedostoversioiden käyttöä.
Voiko projektipankkia käyttää mobiililaitteella?
Selainpohjaista palvelua voidaan käyttää tietokoneella, tabletilla ja
puhelimella ilman erillistä työasema-asennusta.
Miten projektipankin tietoturva toteutetaan?
Tietoturva perustuu suojattuun yhteyteen, käyttäjätunnistukseen,
hallittuihin käyttöoikeuksiin sekä tapahtuma- ja versiohistoriaan.
Milloin projektipankki kannattaa ottaa käyttöön?
Mieluiten heti hankkeen alussa, jotta dokumentit ja päätökset kertyvät
alusta lähtien samaan järjestelmään.