PRO Projektipankki

SharePoint ja projektipankki voivat näyttää ensi silmäyksellä samankaltaisilta: molempiin voidaan tallentaa tiedostoja, jakaa tietoa, hallita käyttäjiä ja tarkastella dokumenttien versioita. Ratkaisujen lähtökohta on silti erilainen.

Mikä on SharePointin ja projektipankin perusero?

SharePoint on Microsoft 365 -ekosysteemiin kuuluva yleiskäyttöinen sisältö- ja yhteistyöalusta. Sen avulla voidaan rakentaa intranettejä, tiimisivustoja, dokumenttikirjastoja, listoja, lomakkeita ja organisaatiokohtaisia työnkulkuja. Alustan vahvuus on laaja muokattavuus ja yhteys muihin Microsoft-palveluihin.

Projektipankki on puolestaan suunniteltu valmiiksi projektiliiketoiminnan ja erityisesti rakennus- ja infrahankkeiden tarpeisiin. Lähtökohtana eivät ole organisaation sisäiset tiimisivustot vaan monen yrityksen yhteinen hanke, jossa käsitellään piirustuksia, suunnitelmia, pöytäkirjoja, tarkastuksia, valokuvia, tehtäviä ja luovutusaineistoa.

Tiivistettynä

SharePoint tarjoaa rakennuspalikat oman ratkaisun toteuttamiseen. Projektipankki tarjoaa valmiin rakennushankkeen toimintamallin ja työkalut.

Piirustukset, suunnitelmat ja versiot

Dokumentinhallinta ja versionhallinta

SharePoint sisältää monipuoliset dokumenttikirjastot, metatiedot, versiohistorian, hyväksyntäasetuksia ja mahdollisuuden palauttaa aiempia versioita. Hyvin suunniteltuna se voi toimia tehokkaana dokumentinhallinnan alustana.

Rakennushankkeessa haaste ei kuitenkaan ole vain tiedoston tallentaminen. Järjestelmän on tuettava yhteistä kansiorakennetta, suunnitelmalajeja, dokumenttien tiloja, jakelua, revisioita, nimeämiskäytäntöjä ja suuria piirustusaineistoja. Projektipankissa nämä tarpeet ovat yleensä osa valmista palvelua ja sen käyttöönottoa.

Voimassa oleva dokumenttiversio on helppo tunnistaa.
Aiemmat versiot ja muutosten historia säilyvät jäljitettävinä.
Dokumentteja voidaan hakea kansioiden ja metatietojen avulla.
Jakelu voidaan kohdistaa hankkeen oikeille osapuolille.
Hankkeen yhteiset nimeämis- ja tallennuskäytännöt voidaan vakioida.

Rakennushankkeen dokumentit PRO Projektipankissa — Projektipankissa dokumenttien rakenne, versiot ja haku palvelevat suoraan hankkeen osapuolia.

Monen organisaation yhteistyö

Käyttöoikeudet ja ulkoiset käyttäjät

SharePointissa voidaan määrittää käyttöoikeuksia sivustoille, kirjastoihin, kansioihin ja yksittäisiin sisältöihin. Myös ulkoinen jakaminen on mahdollista, mutta käytännöt riippuvat Microsoft 365 -ympäristön ylläpitoasetuksista, tietoturvapolitiikasta ja käyttäjähallinnasta.

Rakennushankkeessa mukana voi olla tilaaja, rakennuttajakonsultti, suunnittelutoimistoja, pääurakoitsija, aliurakoitsijoita, valvojia ja muita sidosryhmiä. Projektipankin käyttöoikeusmalli on tavallisesti rakennettu juuri tätä varten: käyttäjiä hallitaan hankkeen, organisaation, roolin, kansion tai toiminnon perusteella.

SharePoint

Sopii hyvin, kun käyttäjät kuuluvat pääosin samaan Microsoft 365 -ympäristöön ja organisaatiolla on oma ylläpito.

Projektipankki

Sopii hyvin, kun hankkeessa työskentelee paljon ulkoisia yrityksiä, vaihtuvia käyttäjiä ja tarkasti rajattavia rooleja.

Tiedostojen lisäksi

Rakennusalan valmiit toiminnot

SharePointia voidaan laajentaa Microsoft Listsillä, Teamsilla, Power Automatella, Power Appsilla ja organisaatiokohtaisilla sovelluksilla. Näin voidaan toteuttaa esimerkiksi tehtävälistoja, hyväksyntäprosesseja ja raportointia.

Laajennettavuus on vahvuus, mutta se tarkoittaa samalla suunnittelua, toteutusta, testausta, dokumentointia ja jatkuvaa ylläpitoa. Projektipankissa rakennushankkeiden keskeiset työkalut ovat valmiiksi samassa palvelussa.

Työmaapäiväkirjat

Päivittäiset tapahtumat, olosuhteet ja työmaan tilanne dokumentoituna.

Tarkastukset

Laatu-, turvallisuus- ja vastaanottotarkastukset yhtenäisillä lomakkeilla.

Puutteet ja tehtävät

Vastuut, määräajat, valokuvat ja kuittaukset samassa seurannassa.

Kokoukset ja päätökset

Pöytäkirjat, avoimet asiat ja päätöshistoria linkitettynä hankkeeseen.

Mobiilikäyttö

Dokumentit, havainnot ja valokuvat käytettävissä myös työmaalla.

Luovutusaineisto

Hankkeen lopullinen aineisto voidaan koota hallitusti luovutusta varten.

Nopeus ja hallittavuus

Käyttöönotto ja jatkuva ylläpito

SharePoint-ratkaisun käyttöönotto alkaa tyypillisesti sivustorakenteen, dokumenttikirjastojen, metatietojen, käyttöoikeuksien ja hallintamallin suunnittelusta. Jos tarvitaan rakennusalan työnkulkuja, ne on lisäksi toteutettava ja sovitettava organisaation Microsoft 365 -ympäristöön.

Projektipankin käyttöönotossa keskitytään yleensä hankkeen käytäntöihin: kansiorakenteeseen, osapuoliin, käyttöoikeusryhmiin, nimeämiseen, dokumenttijakeluun ja työmaan prosesseihin. Teknisen alustan rakentamisen sijaan huomio voidaan kohdistaa projektin toimintatapojen sopimiseen.

SharePoint: suunnittele ratkaisu

Määritä sivustot, kirjastot, metatiedot, integraatiot ja hallintamalli.

SharePoint: toteuta ja testaa

Rakenna tarvittavat työnkulut ja varmista ulkoisten käyttäjien toiminta.

Projektipankki: määritä hanke

Perusta projekti, rakenne, osapuolet, roolit ja yhteiset käytännöt.

Projektipankki: aloita työskentely

Perehdytä käyttäjät ja siirrä lähtöaineisto yhteiseen ympäristöön.

Lisenssin lisäksi

Kokonaiskustannukset ratkaisevat

SharePoint voi sisältyä organisaation olemassa olevaan Microsoft 365 -lisenssiin, mikä tekee siitä houkuttelevan lähtökohdan. Pelkkä lisenssihinta ei kuitenkaan kerro koko kustannusta. Mukaan on laskettava suunnittelu, konfigurointi, mahdollinen konsultointi, sovelluskehitys, käyttäjätuki, ylläpito ja muutosten hallinta.

Projektipankissa kustannus näkyy tavallisesti selkeämmin palvelun hintana. Vastineeksi alusta, päivitykset, rakennusalan ominaisuudet ja usein myös käyttöönoton tuki sisältyvät samaan kokonaisuuteen. Vertailussa kannattaa huomioida erityisesti hankkeen kesto, käyttäjämäärä, ulkoisten osapuolten määrä ja tarvittavien räätälöintien laajuus.

Älä vertaa vain lisenssejä

Vertaa myös rakentamiseen, ylläpitoon, käyttäjähallintaan, koulutukseen ja manuaaliseen työhön kuluvaa aikaa koko hankkeen elinkaaren aikana.

Yhteenveto

SharePoint ja projektipankki vertailussa

Vertailukohta	SharePoint	Rakennusalan projektipankki
Päätarkoitus	Yleinen sisältö- ja yhteistyöalusta	Rakennus- ja infrahankkeen yhteinen työtila
Käyttöönotto	Vaatii ratkaisun suunnittelua ja konfigurointia	Valmis perusrakenne ja hankekohtainen määritys
Dokumenttien versiohistoria	Monipuolinen ja konfiguroitava	Hankekäyttöön valmiiksi sovitettu
Ulkoiset käyttäjät	Mahdollisia organisaation jakamispolitiikan mukaan	Keskeinen osa monen yrityksen hankeyhteistyötä
Rakennusalan metatiedot	Rakennettava tai määritettävä erikseen	Tyypillisesti valmiina tai nopeasti määritettävissä
Työmaapäiväkirjat ja tarkastukset	Vaativat erillisen toteutuksen tai sovelluksia	Usein valmiit samalla alustalla
Räätälöitävyys	Erittäin laaja	Hallittu ja toimialan käyttötapauksiin rajattu
Microsoft 365 -integraatio	Erittäin vahva	Riippuu palvelun integraatioista
Jatkuva ylläpito	Organisaation tai kumppanin vastuulla	Pääosin palveluntarjoajan vastuulla
Paras käyttötapaus	Organisaation laaja sisäinen yhteistyö ja omat ratkaisut	Nopeasti käynnistettävä, monen osapuolen rakennushanke

Valintaperusteet

Kumpi kannattaa valita?

SharePoint voi olla oikea valinta, kun

organisaatiolla on jo vahva Microsoft 365 -hallintamalli ja osaaminen
ratkaisua käytetään pääasiassa oman organisaation sisällä
tarvitaan erittäin laajaa räätälöitävyyttä ja Microsoft-integraatioita
organisaatio pystyy vastaamaan kehityksestä, tuesta ja jatkuvasta ylläpidosta

Projektipankki voi olla oikea valinta, kun

hanke halutaan käynnistää nopeasti ilman oman järjestelmän rakentamista
mukana on useita yrityksiä, rooleja ja vaihtuvia ulkoisia käyttäjiä
tarvitaan rakennusalan dokumentti-, työmaa- ja laatutoimintoja
halutaan yksi palvelu dokumenteille, tehtäville, tarkastuksille ja raportoinnille

Ratkaisut eivät myöskään aina sulje toisiaan pois. SharePoint voi palvella yrityksen sisäistä tiedonhallintaa, kun taas projektipankki toimii hankkeen virallisena yhteisenä työtilana tilaajan, suunnittelijoiden, urakoitsijoiden ja valvojien välillä.

Usein kysyttyä

Kysymyksiä SharePointista ja projektipankeista

Voiko SharePointia käyttää projektipankkina?

Kyllä, SharePointiin voidaan rakentaa projektipankin kaltaisia dokumenttikirjastoja, metatietoja, oikeuksia ja työnkulkuja. Rakennusalan valmis kokonaisuus vaatii kuitenkin tavallisesti suunnittelua, konfigurointia ja jatkuvaa ylläpitoa.

Onko SharePointissa versionhallinta?

Kyllä. SharePointin dokumenttikirjastoissa voidaan käyttää versiohistoriaa ja palauttaa aiempia versioita. Asetukset ja säilytysrajat määräytyvät organisaation ja sivuston määritysten mukaan.

Voiko SharePointiin kutsua ulkoisia urakoitsijoita?

Kyllä, jos organisaation Microsoft 365 -ympäristössä ulkoinen jakaminen on sallittu ja määritetty. Käyttäjähallinnan käytännöt kannattaa suunnitella ennen hankkeen käynnistämistä.

Onko projektipankki vain dokumenttien tallennusta varten?

Ei. Rakennusalan projektipankki voi sisältää dokumentinhallinnan lisäksi esimerkiksi tehtäviä, työmaapäiväkirjoja, tarkastuksia, puutelistoja, kokouksia, valokuvia ja raportointia.

Voivatko SharePoint ja projektipankki olla käytössä rinnakkain?

Kyllä. SharePoint voi toimia yrityksen sisäisenä yhteistyöalustana ja projektipankki hankkeen kaikkien osapuolten yhteisenä, hallittuna tietolähteenä.

SharePoint vs. projektipankki