SharePoint ja projektipank võivad esmapilgul tunduda sarnased: mõlemas saab faile salvestada, teavet jagada, kasutajaid hallata ja dokumendiversioone vaadata. Nende lähtekoht on siiski erinev.
Mis on SharePointi ja projektipanga peamine erinevus?
SharePoint on Microsoft 365 ökosüsteemi üldotstarbeline sisu- ja koostööplatvorm. Sellega saab luua siseveebe, meeskonnasaite, dokumenditeeke, loendeid, vorme ja organisatsioonipõhiseid töövooge. Tugevused on ulatuslik kohandatavus ja seosed teiste Microsofti teenustega.
Projektipank on loodud projektipõhiseks tööks, eriti ehitus- ja taristuprojektidele. Lähtekohaks on mitme ettevõtte ühine projekt, kus käsitletakse jooniseid, plaane, protokolle, kontrolle, fotosid, ülesandeid ja üleandmisdokumente.
Peamine erinevus
SharePoint annab ehitusplokid oma lahenduse loomiseks. Projektipank pakub valmis ehitusprojekti töövoogu ja tööriistu.
Joonised, plaanid ja versioonid
Dokumendi- ja versioonihaldus
SharePoint sisaldab mitmekülgseid dokumenditeeke, metaandmeid, versiooniajalugu, kinnitussätteid ja varasemate versioonide taastamist. Hästi kavandatuna võib see olla tõhus dokumendihaldusplatvorm.
Ehitusprojekt vajab enamat kui failide salvestamist. Süsteem peab toetama ühist kaustastruktuuri, projekteerimisalasid, dokumendistaatusi, jagamist, revisjone, nimetamisreegleid ja suuri joonisekogusid. Projektipangas on need vajadused tavaliselt juba teenuses ja kasutuselevõtus arvestatud.
- Kehtiv dokumendiversioon on hõlpsasti tuvastatav.
- Varasemad versioonid ja muudatuste ajalugu on jälgitavad.
- Dokumente saab leida kaustade ja metaandmete abil.
- Jagamise saab suunata õigetele projekti osalistele.
- Projekti ühiseid nimetamis- ja salvestusviise saab standardida.
Projektipanga dokumendistruktuur, versioonid ja otsing lähtuvad projekti osaliste vajadustest.
Organisatsioonidevaheline koostöö
Juurdepääsuõigused ja välised kasutajad
SharePointis saab õigusi määrata saitidele, teekidele, kaustadele ja üksikutele kirjetele. Võimalik on ka väline jagamine, kuid tööviisid sõltuvad Microsoft 365 haldussätetest, turvapoliitikast ja kasutajahaldusest.
Ehitusprojektis võivad osaleda tellija, ehitusjuhtimise konsultant, projekteerijad, peatöövõtja, alltöövõtjad, järelevalve ja teised. Projektipanga õiguste mudel on tavaliselt selleks loodud: kasutajaid hallatakse projekti, organisatsiooni, rolli, kausta või funktsiooni järgi.
01
SharePoint
Sobib hästi, kui enamik kasutajaid kuulub samasse Microsoft 365 keskkonda ja organisatsioonil on oma haldusressursid.
02
Projektipank
Sobib hästi, kui projektis osaleb palju väliseid ettevõtteid, vahetuvaid kasutajaid ja täpselt piiritletavate õigustega rolle.
Lisaks failidele
Valmis ehitusfunktsioonid
SharePointi saab laiendada Microsoft Listsi, Teamsi, Power Automate’i, Power Appsi ja oma rakendustega, et luua näiteks ülesandeloendeid, kinnitusprotsesse ja aruandlust.
Laiendatavus on tugevus, kuid nõuab kavandamist, teostamist, testimist, dokumenteerimist ja pidevat hooldust. Projektipank koondab ehitusprojekti olulised tööriistad ühte teenusesse.
A
Ehituspäevikud
Dokumenteerige igapäevased sündmused, tingimused ja ehitusplatsi seis.
B
Kontrollid
Kvaliteedi-, ohutus- ja vastuvõtukontrollid ühtsete vormidega.
C
Puudused ja ülesanded
Jälgige koos vastutusi, tähtaegu, fotosid ja kinnitusi.
D
Koosolekud ja otsused
Projektiga seotud protokollid, lahtised küsimused ja otsuste ajalugu.
E
Mobiilne kasutus
Dokumendid, tähelepanekud ja fotod ka ehitusplatsil.
F
Üleandmisdokumendid
Koondage projekti lõppdokumendid korrastatult üleandmiseks.
Kiirus ja hallatavus
Kasutuselevõtt ja pidev hooldus
SharePointi lahenduse kasutuselevõtt algab tavaliselt saitide, dokumenditeekide, metaandmete, õiguste ja haldusmudeli kavandamisest. Ehitusspetsiifilised töövood tuleb eraldi luua ja kohandada Microsoft 365 keskkonnale.
Projektipanga kasutuselevõtul keskendutakse projekti tööviisidele: kaustastruktuur, osalised, õiguste rühmad, nimetamine, dokumentide jagamine ja ehitusplatsi protsessid. Nii saab tähelepanu suunata ühiste tööviiside kokkuleppimisele.
SharePoint: kavandage lahendus
Määrake saidid, teegid, metaandmed, integratsioonid ja haldusmudel.
SharePoint: teostage ja testige
Looge vajalikud töövood ja kontrollige väliste kasutajate ligipääsu.
Projektipank: seadistage projekt
Looge projekt, struktuur, osalised, rollid ja ühised tööviisid.
Projektipank: alustage tööd
Juhendage kasutajaid ja viige lähtematerjalid ühisesse keskkonda.
Lisaks litsentsile
Kogukulud on määravad
SharePoint võib kuuluda olemasolevasse Microsoft 365 litsentsi, mis muudab selle ahvatlevaks lähtekohaks. Litsentsihind ei näita siiski kogukulu. Arvesse tuleb võtta kavandamine, seadistamine, nõustamine, arendus, kasutajatugi, hooldus ja muudatuste haldamine.
Projektipanga kulud kajastuvad tavaliselt selgemalt teenuse hinnas. Platvorm, uuendused, ehitusfunktsioonid ja sageli kasutuselevõtutugi kuuluvad samasse paketti. Võrrelge projekti kestust, kasutajate ja väliste osaliste arvu ning vajalike kohanduste ulatust.
Ärge võrrelge ainult litsentsikulusid
Võrrelge ka arendusele, hooldusele, kasutajahaldusele, koolitusele ja käsitööle kuluvat aega kogu projekti elutsüklis.
Ülevaade
SharePointi ja projektipanga võrdlus
| Võrdluskriteerium |
SharePoint |
Ehituse projektipank |
| Peamine eesmärk |
Üldine sisu- ja koostööplatvorm |
Ehitus- ja taristuprojekti ühine töökeskkond |
| Kasutuselevõtt |
Vajab lahenduse kavandamist ja seadistamist |
Valmis alus ja projektipõhine seadistus |
| Dokumentide versiooniajalugu |
Mitmekülgne ja seadistatav |
Projektikasutuseks eelhäälestatud |
| Välised kasutajad |
Võimalikud organisatsiooni jagamisreeglite järgi |
Mitme ettevõtte projektikoostöö keskne osa |
| Ehituse metaandmed |
Tuleb eraldi luua või seadistada |
Tavaliselt olemas või kiiresti seadistatavad |
| Ehituspäevikud ja kontrollid |
Vajavad eraldi teostust või rakendusi |
Sageli samal platvormil valmis |
| Kohandatavus |
Väga ulatuslik |
Hallatav ja valdkonna kasutusjuhtudele keskenduv |
| Microsoft 365 integratsioon |
Väga tugev |
Sõltub teenuse integratsioonidest |
| Pidev hooldus |
Organisatsiooni või partneri vastutus |
Peamiselt teenusepakkuja vastutus |
| Sobivaim kasutusjuht |
Ulatuslik ettevõttesisene koostöö ja oma lahendused |
Kiiresti alustatav mitme osalise ehitusprojekt |
Valikukriteeriumid
Kumba valida?
SharePoint võib sobida, kui
- organisatsioonil on tugev Microsoft 365 haldusmudel ja oskused
- lahendust kasutatakse peamiselt organisatsiooni sees
- vajatakse ulatuslikku kohandamist ja Microsofti integratsioone
- organisatsioon suudab vastutada arenduse, toe ja hoolduse eest
Projektipank võib sobida, kui
- projekt tuleb kiiresti käivitada oma süsteemi ehitamata
- osaleb mitu ettevõtet, rolli ja vahetuvat välist kasutajat
- vajatakse ehitusspetsiifilisi dokumendi-, töömaa- ja kvaliteedifunktsioone
- soovitakse üht teenust dokumentidele, ülesannetele, kontrollidele ja aruandlusele
Lahendused võivad teineteist täiendada. SharePoint võib toetada ettevõttesisest infohaldust, projektipank aga olla tellija, projekteerijate, töövõtjate ja järelevalve ametlik ühine töökeskkond.
Korduma kippuvad küsimused
Küsimused SharePointi ja projektipankade kohta
Kas SharePointi saab kasutada projektipangana?
Jah. SharePointis saab seadistada sarnaseid dokumenditeeke, metaandmeid, õigusi ja töövooge. Täielik ehituslahendus vajab siiski tavaliselt kavandamist, seadistamist ja pidevat hooldust.
Kas SharePointis on versioonihaldus?
Jah. Dokumenditeegid toetavad versiooniajalugu ja varasemate versioonide taastamist. Sätted ja säilituspiirid sõltuvad organisatsiooni ning saidi seadistusest.
Kas SharePointi saab kutsuda väliseid töövõtjaid?
Jah, kui väline jagamine on Microsoft 365 keskkonnas lubatud ja seadistatud. Kasutajahalduse tööviisid tuleks kavandada enne projekti algust.
Kas projektipank on ainult dokumentide salvestamiseks?
Ei. Lisaks dokumendihaldusele võib see sisaldada ülesandeid, ehituspäevikuid, kontrolle, puuduste loendeid, koosolekuid, fotosid ja aruandlust.
Kas SharePointi ja projektipanka saab kasutada koos?
Jah. SharePoint võib olla ettevõttesisene koostööplatvorm, projektipank aga kõigi projekti osaliste ühine hallatav teabeallikas.